Reklamni materijal za kancelariju: izbor, brendiranje i naručivanje

Reklamni materijal za kancelariju čine brendirani artikli koje klijenti i zaposleni koriste svakog radnog dana, od olovaka i notesa do opreme za radni sto i tehnoloških gedžeta. Da li će vaš brend biti primećen, zavisi od tri odluke: o artiklu koji odgovara publici, tehnici brendiranja i trenutku kada se naručuje.

Treća odluka se najčešće potceni. Standardni rok za artikle sa lagera je 7 do 14 radnih dana od potvrde grafičke pripreme. Rok, dakle, ne počinje onog dana kada pošaljete upit, već kada odobrite probni izgled artikla. Kada to znate unapred, artikal i tehniku birate bez žurbe i ostaje vam vremena da proverite uzorak.

Šta spada u kancelarijske promotivne artikle i čemu služe

Najviše vidljivosti donose predmeti koji su stalno na dohvat ruke. Znak firme se vidi svaki put kada neko pravi beleške, potpisuje ugovor ili traži punjač. Ovo su najpopularnije vrste reklamnog materijala za firme:

• hemijske olovke i olovke sa logotipom;
• notesi, rokovnici i kalendari za sto i zid;
• oprema za radni sto, kao što su organizeri, podmetači i šolje;
• držači kartica, trake za oko vrata i privesci;
• USB memorije, punjači, zvučnici i drugi tehnološki gedžeti;
• torbe, ranci i neseseri za poslovna putovanja;
• brendirana odeća i uniforme za zaposlene.

Brendirani artikli u kancelariji imaju tri uloge. Kod klijenata grade prepoznatljivost, jer se ime firme mesecima posle sastanka pojavljuje u njihovoj kancelariji. Zaposlenima daju osećaj pripadnosti, a novom kolegi olakšavaju prvi dan. U samom prostoru, od prijemnog pulta do sale za sastanke, oblikuju utisak koji posetilac ponese sa sobom.

Primer sa šaltera to dobro pokazuje. Olovka sa pulta apoteke ili auto-servisa ode sa kupcem kući i dugo se koristi, a ista olovka zaboravljena u magacinu ne donosi ništa. Zato je važnije gde će artikal stajati i ko će ga koristiti nego kako izgleda u katalogu.

Vrste reklamnog materijala za kancelariju

Kancelarijski materijal sa logotipom deli se u dve velike grupe, na ono što stoji na stolu i ono što se nosi sa sobom. Prva grupa duže ostaje na jednom mestu i povoljnija je po komadu. Druga ostavlja jači utisak, ali traži pažljiviji izbor primaoca.

Oprema za radni sto obuhvata organizere i čaše za olovke, podmetače za miša, stalke za telefon i šolje. Kancelarijski pribor za firme istovremeno oprema vašu kancelariju i odlazi klijentima kao znak pažnje, pa jedna narudžbina pokriva obe potrebe. Šolje i podmetači imaju veću površinu za štampu, pa mogu da nose i slogan ili adresu sajta.

Držači kartica, USB memorije i tehnološki gedžeti putuju sa vlasnikom. Držač kartice sa trakom oko vrata koristi se svakodnevno u firmama sa kontrolom ulaza, pa ga vide i posetioci. Promo USB memorije sa logotipom traže firme koje na sajmu dele kataloge, a punjači i zvučnici spadaju među poklone koji se ne bacaju. Primer je Re-Lineu prenosivi zvučnik od slamnatih vlakana i recikliranog ABS materijala, sa Bluetooth 5.3 povezivanjem.

Olovke i hemijske olovke sa logotipom

Olovka je najčešći kancelarijski poklon jer je svako koristi, i na poslu i kod kuće. Plastična hemijska olovka sa tampon štampom pogodna je za podelu na šalteru, sajmu ili uz račun, kada je važan veliki broj komada. Metalne olovke sa graviranim znakom firme namenjene su klijentima i partnerima, jer duže traju, a gravura se ne briše. Za firme kojima je održivost deo poruke postoje i ekološki modeli od reciklirane plastike ili drugih recikliranih materijala.

Pre narudžbine proverite tri stvari:

• boju mastila, jer mnoge firme za potpisivanje dokumenata traže plavo, a za beleške crno;
• mehanizam, koji posle stotinu klikova mora da radi kao prvog dana;
• da li se uložak može zameniti.

Olovka koja posle dve nedelje prestane da piše ostavlja gori utisak nego da poklona nije ni bilo.

Notesi, rokovnici i kalendari

Papirni artikli ostaju u upotrebi najduže. Notes A5 ili A6 formata koristi se svakodnevno, a rokovnik prati vlasnika celu godinu. Stoni kalendar stoji pored monitora dvanaest meseci i svakog meseca iznova pokazuje ime firme. Rokovnici i kalendari vezani su za kalendarsku godinu, pa se poručuju na jesen i dele do kraja januara, jer kasnije gube smisao.

Firmama koje vode računa o održivosti odgovara Anne A5 sveska. Ima čvrste korice od recikliranog poliestera, zaobljene uglove i 160 stranica sa linijama od recikliranog papira. Na notesima i sveskama najčešće se brendira korica, štampom ili gravurom, a na unutrašnjim stranama može se dodati diskretan znak firme u podnožju.

Artikli van radnog stola za putovanja, tim i događaje

Deo budžeta za promociju vredi usmeriti na artikle koji izlaze iz kancelarije zajedno sa ljudima, jer ih tako vidi mnogo više ljudi. Torba na aerodromu, majica na timskom događaju ili zastava ispred ulaza nose ime firme tamo gde stoni pribor ne stiže.

Zastave, rolo baneri i POS materijal opremaju prostor, a ne pojedinca. Rolo baner na ulazu u salu, stona zastavica na pregovaračkom stolu i promotivni pult na sajmu ili u tržnom centru posetilac vidi pre svega ostalog. BILD je plastični reklamni pult u srebrnoj boji, namenjen promocijama u prodajnom prostoru i na događajima.

Torbe, ranci i neseseri sa logotipom

Brendirani ranci za firme imaju smisla kada zaposleni putuju, rade na terenu ili svakodnevno nose laptop. Brendiranje se radi vezom, štampom ili metalnom pločicom sa gravurom, zavisno od tkanine. Reklamni neseseri sa logotipom dobar su dodatak poklon setu za poslovna putovanja ili višednevne konferencije.

Ovde personalizacija ima posebnu vrednost. Ime ili inicijali na rancu pretvaraju promotivni predmet u lični, a firma i dalje ostaje vidljiva na spoljašnjem džepu.

Brendirana odeća i uniforme za zaposlene

Brendirana odeća za firme deli se na promo tekstil za događaje, kao što su majice i duksevi, i na radnu odeću i uniforme koje se nose svakog dana. Kod promo tekstila najvažniji su kroj i raspon veličina. Kod uniformi su presudni otpornost na pranje i tehnika koja to podnosi, najčešće vez ili sitoštampa.

Minimalni tiraž za tekstil kod nas kreće od 50 komada. Tačnost boje na tkanini teško je proceniti sa ekrana, pa za tekstil preporučujemo izradu uzorka pre cele serije. Veličine prikupite od zaposlenih pre slanja upita, jer se ispravka posle izrade svodi na novu porudžbinu.

Kako izabrati reklamni materijal prema cilju i publici

Pre izbora artikla odgovorite na dva pitanja, ko ga prima i gde će ga koristiti. Isti budžet daje potpuno različit rezultat kada se potroši na petsto olovaka za sajam ili na pedeset setova za ključne klijente.

Sajmovi, događaji i otvaranje lokala traže artikle za brzu podelu velikom broju ljudi koje ne poznajete. Promo materijal za sajam treba da bude lak za nošenje i jasno označen, kao olovke, notesi i platnene torbe, uz nekoliko vrednijih artikala za razgovore sa potencijalnim klijentima. Na otvaranju lokala dobro prolaze predmeti za kuću ili kola, sa adresom i radnim vremenom.

Pokloni za klijente i poslovne partnere

Poslovni pokloni za klijente treba da budu artikal koji bi primalac i sam kupio, samo kvalitetniji. Metalna olovka u kutiji, kožni rokovnik ili poklon set opravdavaju višu cenu po komadu, jer se čuvaju i koriste godinama. PREMIER poslovni set 3/1 u crnoj poklon kutiji primer je poklona koji se predaje lično na sastanku.

Klijentima je dovoljna jedna, jasna poruka. Diskretan znak firme, gravura umesto velike štampe i kartica sa ličnom porukom deluju bolje od artikla prekrivenog brendom. Ako poklanjate i partnerima i dobavljačima, napravite dva nivoa poklona. Isti poklon za najvažnijeg klijenta i za sve ostale umanjuje vrednost i jednog i drugog.

Artikli za zaposlene i nove članove tima

Zaposleni artikle koriste češće od klijenata, pa im dajte ono što im zaista treba na poslu: notes, rokovnik, bocu za vodu i majicu za timske događaje. Paket dobrodošlice sa imenom novog kolege na rokovniku ili šolji olakšava prvi dan. Personalizaciju radimo sa imenima, inicijalima, QR kodovima ili jedinstvenim porukama.

Novogodišnji poslovni pokloni za tim najbolje prolaze kada su svi jednake vrednosti, a razlikuju se po izboru. Svako može, recimo, da bira između boce za vodu, slušalica i poklon seta.

Tehnike brendiranja i kada se koja isplati

Za brendiranje se tehnika bira prema materijalu artikla, količini i broju boja u znaku firme, i tim redom se procenjuje šta se isplati. Ista olovka sa jednobojnim znakom u hiljadu komada i sa višebojnim u pedeset komada traži dve različite tehnike štampe.

Tabela pokazuje gde se koji postupak najčešće koristi i šta mu je ograničenje.

Tehnika	Materijali	Kada se isplati	Ograničenje
Tampon štampa	plastika, metal, zakrivljene površine	velike količine malih artikala	mala površina, malo boja, bez sitnih detalja
Sitoštampa	tekstil, platnene torbe, ravne površine	veći tiraži sa jednom ili dve boje	svaka boja traži poseban okvir
Laserska gravura	metal, drvo, koža, staklo	trajni otisak na vrednijim artiklima, i u maloj seriji	samo ton materijala, bez boja
UV štampa	tvrda plastika, drvo, staklo, metal	višebojni motiv i mali tiraži	ne odgovara za tkanine
Digitalna štampa	papir, karton, nalepnice, transfer na tekstil	kalendari i korice u punom koloru	zavisi od podloge i obrade
Zlatotisak	koža, eko koža, karton, korice	rokovnici i poklon kutije	jednostavni oblici bez tankih linija
Kompjuterski vez	uniforme, kačketi, ranci	radna odeća koja se često pere	bez sitnog teksta i tankih linija
Sublimacija	svetli poliester, šolje sa premazom	motivi u punom koloru	ne odgovara za pamuk i tamne podloge
DTF, fleks i flok transfer	pamuk i mešavine svih boja	mali tiraži odeće, imena na majicama	slabija prozračnost od veza

UV štampa, digitalna štampa i zlatotisak pokrivaju ono što klasični postupci ne mogu. Kada reklamni materijal sa štampom treba da nosi prelaz boja ili fotografiju, UV štampa nanosi višebojni motiv direktno na tvrdu površinu, bez okvira, pa je ekonomična za male tiraže i personalizaciju. Digitalnu štampu biramo za kalendare i korice u punom koloru, a zlatotisak za rokovnike i poklon kutije.

Za tekstil se koristi i kompjuterski vez, koji podnosi česta pranja i zato je čest na uniformama i rancima. Sublimacija daje pun kolor na svetlom poliesteru i šoljama, a DTF transfer i fleks ili flok folija rešavaju male tiraže i imena na pamučnim majicama.

Tampon štampa i sitoštampa za veće količine

Oba postupka traže pripremu za svaku boju, kliše za tampon ili okvir za sitoštampu, a taj trošak se plaća jednom i deli na ceo tiraž. Tampon štampa se zato isplati kod stotina i hiljada olovaka i plastičnih artikala, a sitoštampa kod majica i platnenih torbi. Kod malog tiraža i više boja priprema postaje veći deo cene od samog otiska.

Tampon štampa je dobra za zakrivljene površine, ali nije pogodna za sitne detalje ni prelaze boja. Ako znak firme ima tanke linije ili sitan tekst, za ovaj postupak ga uprostite ili izaberite drugi.

Laserska gravura na metalu, drvetu i koži

Laserska gravura uklanja tanak sloj materijala i ostavlja otisak koji se ne briše, ne ljušti i ne bledi. Zato je standard za metalne olovke, termose, metalne USB memorije, kao i za drvene i kožne artikle. Ne traži kliše, pa se isplati i za malu seriju i za ime na svakom komadu.

Ograničenje je boja. Gravura daje samo ton koji materijal već ima, na eloksiranom aluminijumu najčešće srebrni ili beli, a na drvetu tamni, pa znak u bojama firme ostaje samo obris. Ako je crvena deo vaše prepoznatljivosti, kombinujte gravuru na jednom artiklu sa UV štampom na drugom.

Priprema logotipa i fajlova za štampu

Najčešći razlog kašnjenja pre same proizvodnje je fajl koji ne može da se koristi za štampu. Ispravan fajl poslat uz prvi upit skraćuje dopisivanje i smanjuje rizik da boja na gotovom artiklu ne odgovara.

Formati fajlova, boje i rezolucija koje štamparija traži

Za štampu tražimo logotip u vektorskom formatu (AI, EPS, PDF ili SVG), sa Pantone oznakom boja. Vektorski fajl menja veličinu bez gubitka oštrine, od olovke do rolo banera, a Pantone oznaka daje tačnu nijansu, jer ista boja na ekranu, u CMYK štampi i na plastici izgleda drugačije.

Kada vektorski fajl ne postoji, znak firme možemo da vektorizujemo iz JPG ili PNG fajla. Za digitalnu štampu fotografija i ilustracija, recimo na kalendaru ili korici, pošaljite rasterski fajl u stvarnoj veličini otiska, sa najmanje 300 dpi i u CMYK režimu boja.

Greške u fajlu koje usporavaju izradu

Ove greške najčešće vraćaju fajl na doradu:

• logo preuzet sa sajta ili iz potpisa u mejlu, u maloj rezoluciji;
• tekst koji nije pretvoren u krivulje, pa se na drugom računaru prikazuje drugim fontom;
• boje zadate u RGB režimu, bez Pantone ili CMYK oznake;
• linije i slova tanji od onoga što postupak može da prenese, posebno kod tampon štampe i veza;
• beli ili svetli znak bez verzije za svetle podloge;
• više verzija znaka u opticaju, pa niko ne zna koja je važeća.

Najlakše je da jednom napravite paket za štampariju, sa vektorskim logotipom u punoj boji, jednobojnom i inverznom verzijom i spiskom Pantone boja, i da ga šaljete uz svaki upit.

Od čega zavisi cena artikala sa logotipom

Na cenu po komadu utiču količina, sam artikal, broj boja u otisku i mesto i tehnika brendiranja. Zato cene reklamnog materijala nikada ne poredite po nazivu artikla, već po potpuno istoj specifikaciji.

Da bi ponude različitih dobavljača bile uporedive, svima pošaljite isti upit i tražite da u ponudi posebno navedu:

• tačan naziv i šifru artikla, materijal i boju;
• tehniku brendiranja, broj boja i dimenziju otiska;
• pripremu, kliše i vektorizaciju, ako se naplaćuju posebno;
• izradu uzorka ili probnog otiska;
• pakovanje i dostavu do vaše adrese;
• rok od potvrde grafičke pripreme i da li je artikal sa lagera ili iz uvoza;
• da li je cena iskazana sa PDV-om ili bez njega.

Najniža cena po komadu ne znači uvek najpovoljniju ponudu. Ako se priprema i dostava naplaćuju posebno ili je u ponudi slabiji artikal, razlika se pojavi tek na fakturi ili u fioci primaoca. Pristigle ponude zato složite u tabelu po istim stavkama i poredite ukupan iznos za celu narudžbinu.

Količina i minimalna narudžbina

Minimalna količina za brendiranje postoji zato što priprema mašine i klišea traži isti posao bez obzira na broj komada. Kod nas olovke i mali artikli kreću od 100 komada, tekstil i šolje od 50, a poklon setovi od manjeg broja po dogovoru. Sa većom količinom cena po komadu pada, jer se trošak pripreme deli na više artikala.

Ako vam treba malo komada, birajte postupak bez klišea, poput UV štampe ili laserske gravure. Drugo rešenje je da spojite dve narudžbine, recimo olovke za sajam i olovke za kancelariju, u jedan tiraž.

Materijal artikla, broj boja i mesto štampe

Metalna i plastična olovka istog oblika razlikuju se po ceni i pre brendiranja. Na to se dodaje broj boja, jer kod tehnika štampe kao što su tampon i sitoštampa svaka boja znači poseban kliše ili okvir i još jedan prolaz kroz mašinu. Mesto otiska utiče isto toliko, jer dve strane ili cela površina traže dva ili više prolaza.

Jednobojni logo na promo artiklima često spušta cenu bez gubitka prepoznatljivosti. Zato vredi imati posebnu jednobojnu verziju znaka upravo za štampu na sitnim artiklima.

Tok narudžbine i rokovi izrade

Rok izrade se računa od trenutka kada odobrite probni izgled. Za artikle sa lagera to je 7 do 14 radnih dana od potvrde grafičke pripreme, dok se za artikle iz uvoza rok utvrđuje pri ponudi.

Sedište nam je u Beogradu, u Mornarskoj 2, a materijal isporučujemo na teritoriji cele Srbije. Firme koje traže reklamni materijal u Beogradu i one kojima treba reklamni materijal za Novi Sad, Niš ili Valjevo prolaze kroz isti tok, od upita i online konsultacija do probnog izgleda, a artikli stižu na njihovu adresu. Veće porudžbine možemo podeliti po filijalama.

Od upita do odobrenog probnog izgleda

Narudžbina reklamnog materijala sa logotipom ide ovim redom:

1. Pošaljite upit sa artiklom ili namenom, okvirnom količinom, datumom kada vam artikli trebaju i adresom isporuke.
2. Dobijate ponudu sa načinom brendiranja, rokom i opcijama, a savetnik vam pomaže da suzite izbor ako još ne znate šta tačno želite.
3. Pošaljite logotip u vektorskom formatu i potvrdite ponudu.
4. Dobijate probni izgled, odnosno sliku artikla sa znakom firme u tačnoj veličini i na tačnom mestu.
5. Proverite boje, veličinu, pravopis i položaj, pa probni izgled pismeno odobrite.
6. Kod tekstila i artikala gde je boja presudna, po dogovoru se radi uzorak pre cele serije.
7. Slede izrada, pakovanje i isporuka.

Šta produžava rok i kako ubrzati hitnu narudžbinu

Rok najčešće produže stvari koje se mogu predvideti:

• artikal iz uvoza koji nije na lageru;
• uzorak koji treba izraditi i odobriti;
• više krugova izmena probnog izgleda;
• kombinacija dve tehnike štampe na istom artiklu.

Jesen donosi još jedan faktor, jer tada mnoge firme istovremeno poručuju rokovnike i kalendare za narednu godinu.

Hitnu narudžbinu ubrzaćete ako izaberete artikal sa lagera, jedan postupak i jednu boju, uz upit pošaljete ispravan vektorski fajl i probni izgled odobrite istog dana. Datum podele navedite odmah u upitu, da bi ponuda od početka sadržala samo artikle koji stižu na vreme.

PDV i poreski tretman promotivnih artikala

Poreski tretman reklamnog materijala zavisi od toga da li se artikal poklanja, deli kao uzorak ili ostaje u firmi, kao i od njegove vrednosti. Zakon o porezu na dodatu vrednost davanje dobara bez naknade načelno izjednačava sa prometom, ali izuzima poklone manje vrednosti i uzorke, čije uslove uređuje podzakonski akt. Od toga zavisi obračun PDV-a i prethodnog poreza.

Olovka ili notes podeljeni na sajmu i skup poklon set za jednog partnera zato ne moraju imati isti poreski tretman. Pre veće kampanje proverite sa knjigovođom ili poreskim savetnikom kako važeći propisi tretiraju artikle baš te vrednosti i kakva je evidencija o podeli potrebna.

Knjiženje je jednostavnije kada dobavljač u ponudi i na fakturi posebno iskaže artikal, brendiranje i personalizaciju, uz vrednost po komadu. Tražite to već u upitu, jer knjigovođi trebaju upravo ti podaci.

Česte greške i kako meriti efekat promo poklona

Mnoge kampanje ne propadnu zbog loše štampe, već zbog odluka donetih pre nje. Kada se te odluke isprave, i merenje postaje jednostavnije, jer znate kome je koji artikal namenjen.

Greške pri izboru artikla i naručivanju

Ove greške se ponavljaju najčešće:

• artikal biran po ukusu uprave, a ne prema tome ko će ga koristiti;
• isti poklon za klijente, zaposlene i posetioce sajma;
• znak firme prevelik ili na mestu koje se ne vidi dok se artikal koristi;
• pogrešna tehnika štampe za materijal, na primer sitna višebojna štampa na zakrivljenoj plastici;
• narudžbina pokrenuta nedelju dana pre podele, bez vremena za probni izgled;
• probni izgled odobren bez provere pravopisa, telefona i adrese sajta;
• količina procenjena odoka, pa ostanu pune kutije ili artikala ne bude dovoljno za pola tima.

Kako pratiti da li artikli sa logotipom rade za brend

Efekat promo poklona meri se lakše nego što izgleda, ako se merenje isplanira pre izrade. QR kod odštampan na notesu ili na kartici u poklon setu vodi na posebnu stranicu sajta, pa vidite koliko je ljudi skeniralo kod i kada. Poseban kod za popust na kalendaru ili letku pokazuje koliko je porudžbina došlo baš od tog materijala.

Kod zaposlenih i klijenata najviše govori svakodnevna upotreba. Posle tri meseca pogledajte koji se artikli i dalje vide na stolovima u vašoj firmi, a prodavce zamolite da zabeleže kada klijent pomene poklon. Artikal koji posle pola godine niko ne koristi ne naručujte ponovo, koliko god da je bio povoljan.

Mi u System Advertisingu više od 20 godina radimo dizajn, štampu i isporuku promotivnih artikala sa logotipom i nudimo preko 50 tipova artikala. Uz savetnika za promotivne materijale birate artikle prema cilju i publici, a mi pripremamo fajl za štampu i, kada je boja presudna, izrađujemo uzorak pre cele serije. Radimo i štampani materijal i organizaciju događaja, pa sajamski nastup ili otvaranje lokala možete pripremiti na jednom mestu. Dovoljno je da znate namenu, okvirnu količinu i datum podele.